Cómo conectar tu Bot de IA con Google Sheets (Herramienta de Catálogo)

¿Qué es la Herramienta de Catálogo y como funciona?

Es una funcionalidad avanzada que habilita al modelo de IA a leer filas y columnas de un Google Sheet específico. En base a las instrucciones, la IA determinara cuando debe hacer uso de esta funcionalidad. 

El proceso es invisible para el usuario final, pero sigue estos tres pasos lógicos:

1. Disparador: El usuario hace una pregunta sobre un producto, viaje o servicio o bien, la IA precisa validar datos del Usuario como DNI, estado de pedido y mas. 

2. Activación por Prompt: La IA reconoce que necesita datos externos y activa internamente la Herramienta de catalogo.

3. Consulta y Respuesta: El bot filtra el Google Sheet, extrae la fila correspondiente y redacta una respuesta natural basada en esos datos.

¿ Cómo puedo activarla?

Esta funcionalidad, de momento, debe activarse por el Equipo de Cliengo desde Base de datos. Para solicitar el encendido, envíanos un ticket a hola@cliengo.com con la siguiente informacion:

• Website ID: Chatbot al cual deseas otorgarle este superpoder 
• Link a tu Google sheet. El mismo debe tener permisos públicos.  

Importante! La integracion solo lee la primera sheet del google sheet. 

Una vez te confirmemos que la funcionalidad esta activa, podras desde Chatbot > Entrenamiento > Opciones Avanzadas ajustar el prompt para que el sistema sepa cuándo debe ir a buscar información al Google Sheet. Es fundamental llamarla por su nombre técnico dentro de las instrucciones, referenciala como Herramienta de catalogo.

Ejemplos de configuración en el Prompt:

• "Si el usuario pregunta por disponibilidad de viajes, utilizá la Herramienta de catalogo para consultar el estado actual en la planilla."

• "Ante consultas sobre precios, activá la Herramienta de catalogo y devolvé la información de la columna 'Precio Final'."

🚀 Casos de Uso Avanzados

La versatilidad de esta herramienta permite adaptar la IA a infinitos escenarios. Te presentamos cómo la integración con Google Sheets transforma simples conversaciones en gestiones de alto impacto. Estos son solo algunos ejemplos; el verdadero límite lo pone tu imaginación.

1. Gestión de Stock y Precios (Retail/E-commerce)

• Escenario: El cliente pregunta si hay talle de una prenda y cuánto cuesta.

• Orden en el Prompt: > "Cuando el usuario mencione una prenda o artículo, activá la Herramienta de catalogo. Buscá el nombre del producto y verificá las columnas 'Stock' y 'Precio'. Si el stock es 0, ofrecé una alternativa similar del catálogo."

2. Seguimiento de Trámite o Pedido (Logística/Administración)

• Escenario: El usuario quiere saber dónde está su paquete o en qué estado está su expediente.

• Orden en el Prompt: > "Si el usuario proporciona un ID de seguimiento o número de trámite, usá la Herramienta de catalogo para localizar la fila correspondiente. Informá el valor de la columna 'Estado Actual' y la 'Fecha Estimada de Entrega'."

3. Verificación de Socio o Alumno (Instituciones/Clubes)

• Escenario: Validar si una persona puede acceder a un beneficio o debe seguir un flujo de inscripción.

• Orden en el Prompt: > "Ante el ingreso de un DNI o Número de Socio, consultá la Herramienta de catalogo. Si el estado es 'Activo', continuá con la reserva; si es 'Inactivo' o no existe, derivá al usuario al flujo de 'Registro de nuevos socios'."

4. Disponibilidad de Cupos en Tiempo Real (Eventos/Turismo)

• Escenario: El cliente quiere saber si quedan lugares para un tour o un taller.

• Orden en el Prompt: > "Cuando consulten por un evento específico, ejecutá la Herramienta de catalogo. Compará la columna 'Cupos Totales' con 'Cupos Vendidos'. Si la diferencia es mayor a 0, confirmá la disponibilidad; de lo contrario, informá que el cupo está agotado."

5. Recomendador Inteligente de Productos (Personal Shopper)

• Escenario: El usuario describe una necesidad y el bot busca qué producto del catálogo encaja mejor.

• Orden en el Prompt: > "Analizá la necesidad del usuario (ej. 'piel seca' o 'viaje de aventura') y usá la Herramienta de catalogo para buscar palabras clave en la columna 'Descripción'. Devolvé las 3 mejores opciones con sus respectivos precios."

6. Validación de Segmento (Cliente vs. No Cliente)

• Escenario: Aplicar descuentos especiales solo a quienes ya están en la base de datos.

• Orden en el Prompt: > "Antes de proporcionar cualquier código de descuento, pedí el DNI y validalo con la Herramienta de catalogo. Si figura en la lista de 'Clientes VIP', menciona que tiene un 20% de descuento; si no figura, invitalo a suscribirse para obtener un 5%."

7. Control de Asistencia o Check-in (Educación/Eventos)

• Escenario: Saber si un alumno ya ingresó o si tiene permiso para entrar a una clase.

• Orden en el Prompt: > "Al recibir un código de acceso, activá la Herramienta de catalogo. Verificá si la columna 'Acceso Autorizado' dice 'SÍ'. Si es afirmativo, dale la bienvenida mencionando su nombre encontrado en la columna 'Nombre Alumno'."

 Tip: Para que todos estos casos funcionen, asegurate de que los encabezados de tu Google Sheet (la primera fila) sean claros y descriptivos (ej: "DNI", "Estado_Pedido", "Precio_Final"). Esto facilita que la IA identifique qué columna leer para cada orden.

Ejemplo Real: 

Beneficios de usar esta herramienta

❓ Preguntas Frecuentes (FAQ)

¿Qué pasa si el dato no está en el Google Sheet? El bot informará que no encontró el elemento en el catálogo, evitando dar información falsa,  o lo que tu le configures desde el prompt que debe hacer en caso de no encontrar la información. 

¿Puedo usarla para modificar el Google Sheet? En esta versión, la Herramienta de catalogo es de solo lectura. Su función es buscar y devolver información, no editar la planilla.

Recuerda, para acceder a esta herramienta comunicate a hola@cliengo.com o con tu ejecutivo de cuentas para que podamos activarla